Про зберігання архівного фонду

Книги реєстрації актів цивільного стану та метричні книги є однією із складових частин Національного архівного фонду України.

Відповідно до статті 5 Закону України „Про органи реєстрації актів громадянського стану”, одним із завдань органів реєстрації актів цивільного стану є збереження архівного фонду.

Порядок, умови і терміни зберігання книг реєстрації актів цивільного стану та метричних книг у відділах реєстрації актів цивільного стану, а також порядок передачі книг в державний архів встановлюються Міністерством юстиції України за погодженням з Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

Наказом Міністерства юстиції України від 04.11.2002 № 94/5, затверджено Умови зберігання книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг у відділах реєстрації актів цивільного стану та порядок передачі цих книг на зберігання до державних архівів (наказ зареєстровано в Мін’юсті 04.11.2002 за № 866/7154).

Відповідно до статті 23 вказаного Закону, книги реєстрації актів цивільного стану складаються у двох примірниках. Перші примірники книг реєстрації актів цивільного стану, складені на території даного району (міста), а також метричні книги (полкових церков, кірх, костьолів, мечетей та синагог), складені до утворення органів реєстрації актів цивільного стану, зберігаються в архіві відділу реєстрації актів цивільного стану за місцем їх складання. Другі примірники книг і метричні книги, складені на території області (міста), зберігаються в архівах відділів реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

Перші примірники актових записів цивільного стану разом з документами, які є підставою для реєстрації і надійшли через Міністерство закордонних справ України з дипломатичних представництв та консульських установ України, зберігаються у відділі реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції у м. Києві, а другі примірники - у відділі реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції у Київській області.

Книги реєстрації актів цивільного стану і метричні книги зберігаються у відділах реєстрації актів цивільного стану впродовж 75 років з часу їх складання.

Після закінчення 75 років перші примірники книг реєстрації актів цивільного стану та метричних книг передаються відділами реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції до відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, які в свою чергу передають їх на постійне зберігання до відповідних державних архівів.

При зверненні громадян до відділу реєстрації актів цивільного стану з питання видачі повторного свідоцтва в тих випадках, коли актовий запис цивільного стану вже передано на зберігання до державного архіву, відділ реєстрації актів цивільного стану витребовує з державного архіву архівну довідку, на підставі якої виписує свідоцтво і видає його заявнику в установленому законодавством порядку.

Для забезпечення збереження книг реєстрації актів цивільного стану, а також метричних книг і створення необхідних умов для роботи з ними відділу реєстрації актів цивільного стану виділяється спеціально обладнане для цього приміщення.

Архівосховища повинні бути ізольованими від інших приміщень і санітарно-технічних комунікацій, відповідати нормам схоронності документів. Сховища книг реєстрації актів цивільного стану відокремлюються від робочих кімнат архівосховища. На вікнах першого поверху архівосховища встановлюються металеві ґрати. Приміщення, виділені під архівосховища, повинні відповідати протипожежним нормам.

За відсутності спеціального приміщення для архівосховища у відділі реєстрації актів цивільного стану районного, районного в місті, міського (міст обласного значення) управлінь юстиції книги реєстрації актів цивільного стану і метричні книги повинні зберігатися в металевих шафах.

Архівосховища обладнуються металевими стелажами, а також у приміщенні архівосховища встановлюється спеціальний режим зберігання, тобто певні технічні і санітарно-гігієнічні умови, які забезпечують найкраще збереження книг реєстрації актів цивільного стану та метричних книг, а також необхідні умови для роботи з ними.

В архівосховищах рекомендується підтримувати постійну температуру в межах від +17 до +19 градусів і відносну вологість повітря від 50 до 65 %.

Для контролю за температурою і вологістю повітря в архівосховищі встановлюються термометри і гігрометри або психрометри, згідно з показаннями яких уживаються заходи до забезпечення нормальної температури і вологості повітря.

Для охорони архівосховища від пилу забезпечується максимальна герметичність приміщення та вентиляційна система обладнується протипиловими фільтрами.

Водночас, періодично проводиться знепилювання документів за допомогою пилососів і практикується вологе прибирання підлоги не менш одного разу на тиждень.

Для ретельної обробки приміщення архівосховища встановлюєтья один санітарний день на місяць.

В архівосховищах забороняється паління, застосування нагрівальних електроприладів, а також зберігання сторонніх предметів.

Двері архівосховища в неробочий час зачиняються, опечатуються або пломбуються. Печатка або пломбір зберігаються у керівника відділу реєстрації актів цивільного стану або в співробітника, відповідального за архівосховище. Архівосховище відчиняється і зачиняється в їх присутності. Забезпечується зовнішня охорона архівосховища.

Вхід у приміщення архівосховища та ознайомлення із записами в книгах реєстрації актів цивільного стану та метричних книгах дозволяється тільки працівникам відділів реєстрації актів цивільного стану.

У разі пожежі, повені чи іншого стихійного лиха, а також зловмисного проникнення в приміщення архіву сторонніх осіб складається відповідний акт з участю представника відповідних органів (пожежної охорони, внутрішніх справ, технічного нагляду, державного архіву тощо) і вживаються заходи щодо охорони матеріалів.

Забезпечення належних умов зберігання книг реєстрації актів цивільного стану та метричних книг у відділах реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції покладається на відповідні управління юстиції.

Головний спеціаліст Департаменту
у справах цивільного стану громадян
Міністерства юстиції України
Кузнецова Олена Миколаївна

www.minjust.gov.ua